De vriendelijkste standaard is eenvoudig: voeg geen gegevens over een nog levende persoon toe aan een gedeelde familiestamboom, fotocollectie of verhalenbestand voordat je weet wat diegene prettig vindt om te delen. Een waardevol familiearchief kan blijven groeien wanneer iedereen zelf bepaalt hoe zichtbaar die wil zijn. ‘Nee’, ‘liever nog niet’ en ‘laat dat er alsjeblieft buiten’ zijn allemaal prima antwoorden.
Begin met een kleinere toezegging
Vraag niet: ‘Mag ik je in de familiestamboom zetten?’, maar leg uit waarvoor je precies toestemming vraagt. Je kunt bijvoorbeeld vragen of een neef of nicht het goed vindt dat diens naam en verwantschap in een privékopie voor eigen gebruik staan, of dat een tante bereid is één jeugdfoto te laten zien tijdens een familiereünie. Een kleinere vraag, in duidelijke bewoordingen, is makkelijker om weloverwogen te beantwoorden.
Bij een opgenomen gesprek betekent geïnformeerde toestemming dat een deelnemer vóór die instemt begrijpt wat het doel van het project is, waarvoor het materiaal waarschijnlijk wordt gebruikt en hoe het wordt bewaard, en welke gevolgen deelname kan hebben. 2 Ook professionele richtlijnen voor mondelinge geschiedenis adviseren om vóór de opname uitleg te geven over de opname, het beoordelingsproces, de bewaring, de toegang en mogelijke toepassingen. 1
Hanteer dezelfde norm voor familieprojecten: vertel wie het materiaal nu en later mag zien en of het mag worden doorgegeven. Een gesprek aan de keukentafel is geen toestemming voor elk toekomstig gebruik.
Scheid de materialen voordat je ze deelt
In een familiestamboom komen vaak verschillende soorten informatie samen. Door ze duidelijk van elkaar te scheiden, voorkom je dat een herinnerd verhaal eruitziet als een bewezen feit en kunnen mensen makkelijker keuzes maken over toestemming.
Label een onderzoeksgegeven met de bron en datum, zoals een akte, krantenbericht of brief. Label een mondeling verhaal met wie het vertelde en wanneer, zonder het als vaststaand feit te presenteren. Laat een onbeantwoorde vraag een vraag blijven: ‘Was dit dezelfde Margaret die naar Leeds verhuisde?’ Zo ga je zorgvuldig om met zowel de geschiedenis als met mensen die niet willen dat een voorlopig verband als zeker wordt weergegeven.
Overweeg voor nog levende mensen vier categorieën in plaats van één groot ‘profiel’. Namen en verwantschappen kunnen nuttig zijn. Foto’s kunnen iemands gezicht, kinderen, huis of dagelijks leven laten zien. Contactgegevens horen in een aparte, vrijwillige adressenlijst, niet in notities die breed worden verspreid. Gevoelige verhalen kunnen gaan over adoptie, vervreemding, geld, gezondheid, identiteit, verslaving, misbruik, juridische problemen of een moeilijke relatie. Een gegeven kan belangrijk zijn voor degene die het vertelt en toch niet geschikt zijn voor een familiearchief.
Spreek per persoon grenzen af
Ga er niet bij voorbaat van uit dat ‘iedereen het prima vindt om dingen te delen’. Een broer of zus vindt een fotoalbum misschien fijn, maar wil liever geen geboortedatum vermelden. Een ander vindt het prima om in de stamboom te staan, maar wil geen foto’s delen. Weer iemand anders wil misschien helemaal niet worden opgenomen. Niemand die bijdraagt, is het project een verhaal, foto of contactgegevens verschuldigd.
De Oral History Association adviseert dat geïnterviewden onderwerpen moeten kunnen afslaan en de toegang tot een interview moeten kunnen beperken; de organisatie merkt ook op dat een pseudoniem in sommige gevallen passend kan zijn. 1 Bij een familieproject kan het praktische alternatief een initiaal zijn, een vermelding met alleen de verwantschap, een beschrijving zonder naam of helemaal geen vermelding.
Vraag opnieuw toestemming als het publiek verandert. Toestemming om tijdens een verjaardagslunch een foto aan naaste familie te laten zien, betekent niet automatisch toestemming om die foto op te nemen in een gedrukt boekje, een groepsmail, een openbaar bericht of een kopie die buiten de familie wordt gedeeld. Worden in een verhaal meerdere nog levende mensen genoemd, vraag dan om hun mening als je redelijkerwijs contact met hen kunt opnemen, of verwijder herkenbare gegevens en houd het verhaal privé.
Gebruik deze kaart met afspraken over delen
Gebruik één kaart per persoon, foto, interview of gevoelig verhaal. Bewaar de kaart bij het materiaal of in een eenvoudig bestand met familieaantekeningen. De kaart is bedoeld als hulpmiddel voor een gesprek, niet als juridisch formulier.
Kaart met afspraken over delen
- Persoon of materiaal: ______________________________
- Wat mag worden opgenomen: naam / verwantschap / foto / korte herinnering / anders, namelijk: ______________________________
- Wie mag het nu zien: alleen ik / genoemde familieleden / een familiebijeenkomst / anders, namelijk: ______________________________
- Wat mag er niet in staan: adres / telefoonnummer of e-mailadres / exacte datums / kinderen / gevoelig verhaal / anders, namelijk: ______________________________
- Mag het worden gekopieerd, gedrukt of doorgestuurd? nee / vraag het me eerst / ja, aan: ______________________________
- Wil je de tekst of afbeelding eerst bekijken? ja / nee
- Wie moet het weten als je van gedachten verandert? ______________________________
- Samen gecontroleerd op: ______________________________
Een kort berichtje kan het vragen minder ongemakkelijk maken: ‘Ik stel een familiearchief samen voor familieleden die willen helpen. Ik heb een foto en een korte notitie over jou. Vind je het goed als ik die deel met [genoemde mensen]? Je kunt ja of nee zeggen, of vragen of je de foto eerst mag zien. Als je dat liever hebt, neem ik die niet op.’
Noteer het antwoord en met wie het materiaal mag worden gedeeld; vertrouw niet alleen op je geheugen. De Boston Public Library merkt op dat toestemming kan worden vastgelegd met een opgenomen verklaring of een ondertekend formulier. Een e-mail met datum of een familieaantekening kan een klein project ook helpen om de afspraken duidelijk te onthouden. 2
Ga extra zorgvuldig om met foto’s en contactgegevens
Kijk voordat je een foto deelt verder dan de persoon die erop staat. Is er nog iemand op de foto herkenbaar? Toont de achtergrond een huis, school, werkplek, kenteken of privéogenblik? Onthult het bijschrift meer dan de afgebeelde personen zouden willen delen? Een foto kan prachtig zijn voor een familiearchief en toch alleen geschikt zijn voor een kleine, afgesproken groep.
Bewaar telefoonnummers, postadressen, e-mailadressen en gebruikersnamen op sociale media in een aparte contactlijst waarvoor mensen zich vrijwillig aanmelden. Geef familieleden de mogelijkheid hun eigen gegevens aan te passen of te laten verwijderen. Gebruik de stamboom nooit als onofficiële adressenlijst alleen omdat iemand ooit een nummer heeft doorgegeven.
Vraag bij een gevoelig verhaal eerst of de persoon het überhaupt wil laten vastleggen. Als die dat wil, spreek dan af welke bewoordingen je gebruikt, wie het verhaal mag zien en of diegene het vooraf wil nalezen. Professionele richtlijnen herinneren latere gebruikers er ook aan het perspectief van de verteller te bewaren en te erkennen dat een mondeling verslag subjectief is, en waar mogelijk beweringen die als feiten worden gepresenteerd te controleren. 1
Houd de afspraken over toegang veranderbaar
Voorkeuren kunnen veranderen na een scheiding, verhuizing, overlijden, nieuwe baan of simpelweg door van gedachten te veranderen. Spreek een rustig moment af om de afspraken opnieuw te bekijken, bijvoorbeeld vóór de volgende familiereünie of wanneer je de stamboom bijwerkt. Als iemand vraagt om iets voortaan niet meer te delen, handel dan snel en laat weten wat je kunt aanpassen. Wees eerlijk dat je kopieën die al aan anderen zijn doorgegeven niet altijd kunt terughalen. Beloof ook niet dat een online of gedrukte versie privé blijft of overal verdwijnt.
Een respectvol familiearchief hoeft niet compleet te zijn. Het moet betrouwbare labels hebben, zorgvuldig omgaan met nog levende mensen en ruimte bieden aan mensen die op verschillende manieren willen bijdragen. Het doel is niet om elk detail te verzamelen, maar om familieleden de ruimte te geven op hun eigen voorwaarden mee te doen.
Optionele vervolgstap: Wil je een plek om een gedeeld familiestamboomproject te verkennen? Bekijk dan MemContinuity’s Family Tree.
