Łatwiej przekazać opiekę nad drzewem genealogicznym, gdy kolejna osoba poznaje stojące za nim powody, a nie tylko nazwiska, pliki i hasła. Przygotuj krótką, czytelną instrukcję przekazania, póki obecna osoba opiekująca się projektem może jeszcze objaśnić podjęte decyzje, przedstawić zaangażowane osoby i wskazać, co wciąż pozostaje niepewne. Nikt nie musi podejmować się tej roli sam, a krewny może z niej zrezygnować.
Daj kolejnej osobie mapę, a nie zagadkę
Zacznij od jedno- lub dwustronicowego opisu projektu napisanego prostym językiem. Można w nim odpowiedzieć na pytania: Czemu ma służyć to drzewo? Które gałęzie i okresy obejmuje? Kto pomagał? Gdzie znajdują się oryginalne dokumenty, fotografie i kopie cyfrowe? Dodaj datę ostatniej aktualizacji oraz imię i nazwisko osoby, która może teraz odpowiedzieć na pytania.
Taki opis jest ważny, ponieważ materiały rodzinne tracą znaczenie, gdy zostają oddzielone od swojego pochodzenia. Archiwiści posługują się pojęciem proweniencji: istotne są twórca i kontekst dokumentów, a materiałów o różnym pochodzeniu nie łączy się ze sobą bez rozróżnienia. 1 W projekcie rodzinnym może to oznaczać przechowywanie osobno opisanego przez kuzyna albumu ze zdjęciami i późniejszych notatek badacza, nawet jeśli oba materiały dotyczą tej samej osoby.
W całym projekcie stosuj 3 jasne etykiety. Materiały badawcze to rzeczy, które można zweryfikować, na przykład skan aktu, sygnatura archiwalna, wpis w spisie ludności lub notatka wskazująca źródło danej informacji. Opowieści ustne to wspomnienia lub rodzinne relacje; zapisuj, kto się nimi podzielił, mniej więcej kiedy i czy ich brzmienie zredagowano dla większej przejrzystości. Pytania bez odpowiedzi to tropy do sprawdzenia, a nie ustalone fakty. Prosta etykieta „opowieść”, „źródło sprawdzone” lub „do weryfikacji” sprawi, że nowa osoba opiekująca się projektem nie będzie musiała zgadywać, co czyta.
Podzielcie się rolami, zamiast obarczać wszystkim jedną osobę
Przekazanie opieki przebiega lepiej, gdy uczestniczy w nim niewielkie grono chętnych osób, a nie jedna osoba wyznaczona do wszystkiego. Wskaż główną osobę kontaktową do bieżących decyzji, osobę pomagającą w dostępie, która zna wykaz materiałów, a być może także osobę kontaktową w sprawie rodzinnych opowieści, która może przedstawić krewnych chętnych do rozmowy. Jedna osoba może pełnić kilka ról, a role mogą się zmieniać.
Przygotuj zwięzły wykaz kontaktów z preferowanym sposobem kontaktu każdej osoby i zadaniem, którego chętnie się podejmie. Zapytaj o zgodę, zanim kogoś w nim umieścisz — szczególnie jeśli wykaz może zawierać dane kontaktowe lub informacje o żyjących osobach. Krewny może nie chcieć, by się z nim kontaktowano, wymieniano go z nazwiska, przeprowadzano z nim wywiad ani uwzględniano go w określonej gałęzi. Uszanowanie tej decyzji chroni zaufanie i sprawia, że zaangażowanie pozostaje dobrowolne.
Prowadź wykaz dostępu, który objaśnia, gdzie czego szukać
Przygotuj osobny wykaz dostępu dla osób, które go potrzebują. Powinien wskazywać ważne miejsca przechowywania: pudło z papierowymi dokumentami lub półkę z albumami, dyski zewnętrzne, adres e-mail używany do korespondencji, subskrypcje serwisów badawczych, folder ze skanami oraz miejsca, w których zdeponowano kopie. Zapisz dane właściciela konta, osobę do kontaktu w razie odzyskiwania dostępu, jeśli została wskazana, oraz datę weryfikacji wpisu. Nie umieszczaj właściwych haseł w instrukcji przekazania — skorzystaj w tym celu z preferowanej przez rodzinę bezpiecznej metody.
To także dobry moment, by zaznaczyć, czego nie należy rozpowszechniać. Oznacz materiały dotyczące żyjących osób, prywatną korespondencję, wrażliwe opowieści lub niepewne pochodzenie, aby przed ich udostępnieniem można było się zatrzymać i porozmawiać. Nie zakładaj, że usługa internetowa będzie zawsze dostępna ani że przesłanie pliku rozstrzyga, kto powinien go zobaczyć. Zachowaj dość informacji, by rodzina mogła odnaleźć ważne oryginały i wyjaśnić, jak podejmowano decyzje dotyczące dostępu.
Zapisz zasady kierujące decyzjami redakcyjnymi
Krótki zestaw zasad redakcyjnych pozwoli następcy działać z rozwagą, zamiast czuć, że musi powtórzyć każdą wcześniejszą decyzję. Zadbaj o praktyczność. Na przykład: podawaj źródło lub osobę, na których opiera się stwierdzenie faktu; w miarę możliwości zachowuj oryginalne brzmienie opowieści; datuj zmiany; zostawiaj pełną szacunku notatkę, gdy krewni się nie zgadzają. Gdy materiał dowodowy jest skąpy, zaznacz to, zamiast wygładzać narrację tak, by brzmiała pewnie.
W przypadku wywiadów i nagrywanych wspomnień przed nagrywaniem lub udostępnianiem ustalcie, czemu ma służyć rozmowa, kto będzie mógł jej wysłuchać, czy rozmówca chce ją przejrzeć oraz jakie granice należy uszanować. Oral History Association opisuje świadomą zgodę jako przejrzystą, trwającą rozmowę, która pozwala rozmówcy zdecydować, czy chce wziąć udział. 2 Jej wytyczne dotyczące dobrych praktyk podkreślają również znaczenie dokumentowania kontekstu i celów projektu oraz przechowywania powiązanych fotografii, dokumentów i informacji opisowych razem z właściwym wywiadem. 3
Skorzystaj z tych pytań podczas spotkania, na którym przekazujecie opiekę
Zarezerwujcie czas na niespieszną rozmowę — osobiście lub przez telefon. Przynieście opis projektu, kilka przykładowych materiałów i wykaz dostępu. Poniższe pytania mają pomóc ujawnić wiedzę, która stoi za drzewem:
- Co chciałbyś/chciałabyś, żeby to drzewo genealogiczne pomogło ludziom zapamiętać lub zrozumieć?
- Które 3 materiały najlepiej pokazują, jak doszedłeś/doszłaś do najważniejszych wniosków?
- Które opowieści są cenne, ale powinny pozostać oznaczone jako wspomnienia, a nie dowody?
- Które nazwiska, daty lub relacje nadal wymagają wyjaśnienia? Gdzie warto szukać dalej?
- Kto może chętnie pomóc, a z kim lepiej się nie kontaktować lub kogo nie uwzględniać?
- Co na razie należy traktować jako prywatne i kogo trzeba zapytać przed udostępnieniem?
- Gdzie znajdują się oryginały, kopie robocze i objaśniające je notatki?
- Gdyby jutro nie było cię do dyspozycji, jakie pierwsze niewielkie zadanie następca mógłby bezpiecznie wykonać?
Zapiszcie odpowiedzi, a następnie prześlijcie krótkie podsumowanie osobom, które zgodzą się je otrzymać. Celem nie jest stworzenie idealnej umowy, lecz wypracowanie wspólnego rozumienia, do którego można wracać, gdy zmieniają się ludzie, wspomnienia i preferencje.
Przećwicz przekazanie opieki na małym zadaniu
Zanim odpowiedzialność przejdzie na nową osobę, poproś ją, by odnalazła jeden materiał, zrozumiała, dlaczego znalazł się w drzewie, i dodała opatrzoną datą notatkę lub pytanie. Taka życzliwa próba ujawni braki w nazwach plików, objaśnieniach i dostępie, nie wywołując u nikogo wrażenia, że jest sprawdzany. Zaplanujcie spotkanie kontrolne po kilku miesiącach, gdy mogą pojawić się praktyczne pytania.
Zadbaj także o podstawową rutynę przechowywania materiałów. Biblioteka Kongresu zaleca wybór i uporządkowanie plików, przechowywanie kopii na co najmniej 2 nośnikach w oddzielnych lokalizacjach oraz przenoszenie zapisanych kopii na aktualne nośniki w miarę upływu czasu. 4 W przypadku skanów amerykańskie Archiwum Narodowe zaleca dodawanie podstawowych metadanych — „kto, co, gdzie i kiedy” — by pliki można było później odnaleźć i zidentyfikować; zaleca również przechowywanie kopii zapasowych. 5 Te proste nawyki ułatwią przekazanie opieki w przyszłości.
Zostaw miejsce na kolejną zmianę osoby opiekującej się projektem
Dobra opieka nad projektem nie oznacza posiadania historii rodziny. To gotowość do wyjaśniania, co wiadomo, ochrony tego, co ludzie prosili zachować w wąskim gronie, oraz pozostawienia jasnej ścieżki dla kolejnej osoby, która zechce się zaangażować. Spokojne przekazanie opieki może uwzględniać pomyłki, braki i zmieniające się poglądy. Najważniejsze, by kontekst pozostał przy materiałach.
Jeśli wasza rodzina chciałaby skorzystać z opcjonalnego miejsca do wspólnej pracy nad projektem, odwiedź stronę Drzewo genealogiczne MemContinuity.
