É mais fácil transmitir uma árvore genealógica quando a pessoa que assume a responsabilidade recebe também os motivos por trás dela, e não apenas os nomes, ficheiros e palavras-passe. Prepare um pequeno guia de transição, fácil de ler, enquanto a pessoa que atualmente cuida da árvore ainda pode explicar as escolhas, apresentar pessoas e assinalar o que permanece incerto. Ninguém tem de assumir esta função sozinho, e é perfeitamente aceitável que um familiar prefira não participar.
Dê à próxima pessoa responsável um mapa, não um mistério
Comece por um guia de projeto de 1 ou 2 páginas, escrito em linguagem simples. Pode responder às seguintes perguntas: Para que serve esta árvore? Que ramos e períodos abrange? Quem ajudou? Onde estão os documentos originais, as fotografias e as cópias digitais? Acrescente a data da última atualização e o nome da pessoa que pode responder a perguntas neste momento.
O guia é importante porque os materiais de família perdem significado quando são separados da sua origem. Os arquivistas usam o conceito de proveniência: quem criou os registos e o contexto em que foram criados são importantes, e os registos de origens diferentes não devem ser simplesmente misturados. 1 Num projeto familiar, isso pode significar manter separado o álbum de fotografias legendadas de um primo das notas posteriores de uma pessoa investigadora, mesmo que ambos se refiram à mesma pessoa.
Use 3 rótulos claros em todo o projeto. Registos de pesquisa são elementos que podem ser verificados, como a imagem de uma certidão, uma referência de arquivo, um registo de recenseamento ou uma nota que indique a origem de um dado. Relatos orais são memórias ou versões de acontecimentos contadas pela família; registe quem as partilhou, aproximadamente quando e se a redação foi editada para maior clareza. Questões por responder são pistas a investigar, não factos estabelecidos. Um rótulo simples, como «relato», «fonte consultada» ou «por verificar», evita que a próxima pessoa responsável tenha de adivinhar o que está a ler.
Partilhe as funções sem deixar tudo a cargo de uma pessoa
A transição funciona melhor como um pequeno círculo de pessoas dispostas a ajudar do que como uma grande nomeação individual. Indique uma pessoa de contacto principal para decisões correntes, uma pessoa que ajude com o acesso e conheça a lista de registos e, se for útil, uma pessoa de contacto para relatos, que possa apresentar familiares interessados em conversar. Uma pessoa pode desempenhar mais do que uma função, e as funções podem mudar.
Mantenha uma lista de contactos simples, indicando o meio de contacto preferido por cada pessoa e a tarefa que aceita desempenhar. Peça autorização antes de incluir alguém, sobretudo quando possam ser partilhados dados de contacto ou informações sobre pessoas vivas. Um familiar pode preferir não ser contactado, identificado, entrevistado ou incluído num determinado ramo. Respeitar essa escolha protege a confiança e mantém a participação voluntária.
Mantenha um registo de acesso que explique como chegar aos materiais
Prepare um registo de acesso separado para as pessoas que precisam dele. Identifique os locais relevantes: a caixa de documentos ou a estante dos álbuns, os discos externos, o endereço de correio eletrónico usado para correspondência, as subscrições de pesquisa, a pasta de digitalização e qualquer local onde tenha sido depositada uma cópia. Registe o titular da conta, um contacto de recuperação, se existir, e a data em que a informação foi verificada. Não inclua palavras-passe propriamente ditas no guia de transição; use, para esse efeito, o método seguro que a família preferir.
Esta é também uma boa altura para indicar o que não deve ser partilhado. Assinale materiais que envolvam pessoas vivas, correspondência privada, relatos sensíveis ou filiações parentais incertas, para que se faça uma pausa e converse antes de os divulgar. Não parta do princípio de que um serviço em linha estará sempre disponível, nem de que carregar um ficheiro resolve quem deve poder consultá-lo. Guarde informação suficiente para que a família localize os originais importantes e explique como foram tomadas as decisões de acesso.
Registe os princípios que orientam as escolhas editoriais
Um conjunto breve de princípios editoriais permite que a pessoa sucessora trabalhe com cuidado, sem sentir que tem de repetir todas as decisões anteriores. Seja prático. Por exemplo: cite o documento ou a pessoa que sustenta uma afirmação factual; preserve, sempre que possível, a redação original de um relato; date as alterações; e deixe uma nota respeitosa quando os familiares discordarem. Quando as provas forem escassas, diga-o em vez de apresentar a informação como uma narrativa segura e definitiva.
No caso de entrevistas e memórias gravadas, acordem antes de gravar ou partilhar qual é o objetivo da conversa, quem poderá ouvi-la, se a pessoa que relata gostaria de a rever e que limites pretende que sejam respeitados. A Oral History Association descreve o consentimento informado como uma conversa transparente e contínua que permite à pessoa decidir se quer participar. 2 As suas orientações de boas práticas também salientam a importância de documentar o contexto e os objetivos do projeto e de manter as fotografias, os documentos e as informações descritivas relacionadas junto da entrevista correspondente. 3
Use estas perguntas como guia para a reunião de transição
Reserve tempo para uma conversa sem pressas, presencialmente ou por telefone. Leve o guia do projeto, alguns registos representativos e a lista de acessos. Estas perguntas pretendem tornar visível o conhecimento por trás da árvore:
- O que espera que esta árvore genealógica ajude as pessoas a recordar ou compreender?
- Quais são os 3 registos que melhor mostram como chegou às conclusões mais importantes?
- Que relatos são preciosos, mas devem continuar identificados como memórias, e não como provas?
- Que nomes, datas ou relações continuam por esclarecer? Onde deve procurar a pessoa que assumir a tarefa?
- Quem poderá querer ajudar e quem prefere não ser contactado ou incluído?
- O que deve continuar privado por enquanto e a quem se deve pedir autorização antes de partilhar?
- Onde estão os originais, as cópias de trabalho e as notas que os explicam?
- Se amanhã não pudesse estar disponível, qual seria a primeira pequena tarefa que a próxima pessoa responsável poderia realizar em segurança?
Registe as respostas e, depois, envie um breve resumo às pessoas que aceitem recebê-lo. O objetivo não é criar um contrato perfeito, mas estabelecer um entendimento comum ao qual se possa voltar à medida que as pessoas, as memórias e as preferências mudam.
Torne a transição concreta com um pequeno exercício
Antes de a responsabilidade mudar de mãos, peça à pessoa que vai assumir a função que encontre um registo, compreenda por que está na árvore e acrescente uma nota datada ou uma pergunta. Este exercício informal revela lacunas nos nomes dos ficheiros, nas explicações e no acesso, sem dar a ninguém a sensação de estar a ser posto à prova. Marque uma conversa de acompanhamento alguns meses depois, quando for mais provável surgirem questões práticas.
Estabeleça também uma rotina básica de preservação dos materiais. A Library of Congress recomenda selecionar e organizar os ficheiros, guardar cópias em pelo menos 2 suportes de armazenamento em locais físicos distintos e transferir, com o passar do tempo, as cópias guardadas para suportes atuais. 4 No caso de digitalizações, os U.S. National Archives aconselham a acrescentar metadados básicos — «quem, o quê, onde e quando» — para que os ficheiros possam ser localizados e identificados mais tarde; recomendam também manter cópias de segurança. 5 Estes hábitos simples tornam mais fácil e acolhedora uma futura transição.
Deixe espaço para que o projeto volte a mudar de mãos
Cuidar bem do projeto não significa ser proprietário da história da família. Significa estar disposto a explicar o que se sabe, proteger aquilo que as pessoas pediram que fosse mantido em privado e deixar um caminho claro para a próxima pessoa voluntária. Uma transição tranquila pode incluir erros, lacunas e opiniões que mudam. O importante é que o contexto acompanhe os materiais.
Se a sua família quiser explorar um espaço opcional para um projeto partilhado, visite Árvore Genealógica da MemContinuity.
