Een familieboom is gemakkelijker over te dragen als de volgende beheerder ook de achterliggende redenen meekrijgt, en niet alleen de namen, bestanden en wachtwoorden. Maak een beknopte, goed leesbare overdrachtsgids zolang de huidige beheerder keuzes nog kan toelichten, mensen kan introduceren en kan aangeven wat nog onzeker is. Niemand hoeft deze rol alleen op zich te nemen, en een familielid mag er gerust voor bedanken.
Geef de volgende beheerder een routekaart, geen raadsel
Begin met een projectgids van 1 of 2 pagina’s, in gewone taal. Daarin kunnen de volgende vragen worden beantwoord: Waarvoor is deze familieboom bedoeld? Welke takken en tijdsperioden omvat hij? Wie heeft geholpen? Waar bevinden zich de originele papieren, foto’s en digitale kopieën? Vermeld de datum waarop de gids voor het laatst is bijgewerkt en de naam van degene aan wie nu vragen kunnen worden gesteld.
De gids is belangrijk omdat familiemateriaal betekenis verliest wanneer het losraakt van de herkomst. Archivarissen gebruiken het begrip provenance: wie de stukken heeft gemaakt en in welke context, is belangrijk; stukken met verschillende herkomsten worden niet zomaar bij elkaar gevoegd. 1 Bij een familieproject kan dat betekenen dat een door een neef of nicht gelabeld fotoalbum apart blijft van latere aantekeningen van een onderzoeker, ook als beide dezelfde persoon noemen.
Gebruik in het hele project 3 duidelijke labels. Onderzoeksstukken zijn zaken die kunnen worden gecontroleerd, zoals een afbeelding van een akte, een archiefverwijzing, een volkstelling of een aantekening die vermeldt waar een feit vandaan komt. Mondelinge verhalen zijn herinneringen of familievertellingen; noteer wie ze heeft gedeeld, ongeveer wanneer dat was en of de formulering is aangepast om het verhaal duidelijker te maken. Openstaande vragen zijn aanknopingspunten voor verder onderzoek, geen vaststaande feiten. Een eenvoudig label als ‘verhaal’, ‘bron ingezien’ of ‘nog controleren’ voorkomt dat een nieuwe beheerder moet raden wat die leest.
Verdeel de taken zonder alles bij één persoon neer te leggen
Een overdracht verloopt beter met een kleine kring bereidwillige helpers dan met één plechtig benoemde opvolger. Wijs iemand aan als eerste aanspreekpunt voor alledaagse beslissingen, iemand die kan helpen met toegang en de lijst met archiefstukken kent, en eventueel iemand die familieleden kan benaderen die misschien willen praten. Eén persoon kan meerdere rollen vervullen en rollen kunnen veranderen.
Houd een beknopte contactlijst bij met de voorkeursmanier waarop ieder persoon bereikbaar is en de taak die diegene prettig vindt. Vraag toestemming voordat je iemand opneemt, vooral als contactgegevens of informatie over levende personen worden gedeeld. Een familielid wil misschien liever niet worden benaderd, bij naam genoemd, geïnterviewd of opgenomen in een bepaalde familietak. Die keuze respecteren beschermt het vertrouwen en zorgt ervoor dat bijdragen vrijwillig blijven.
Houd een toegangsregister bij waarin staat hoe je materiaal kunt vinden
Maak een apart toegangsregister voor degenen die het nodig hebben. Vermeld daarin de relevante locaties: de doos met papieren of de plank met fotoalbums, externe schijven, het e-mailadres dat voor correspondentie wordt gebruikt, onderzoeksabonnementen, de map met scans en elke plek waar een kopie is ondergebracht. Noteer de accounthouder, indien van toepassing het herstelcontact en de datum waarop de vermelding is gecontroleerd. Zet geen echte wachtwoorden in de overdrachtsgids; gebruik daarvoor de veilige methode die de familie heeft gekozen.
Dit is ook een goed moment om aan te geven wat niet mag worden verspreid. Markeer materiaal over levende personen, privé-correspondentie, gevoelige verhalen of onzeker ouderschap als onderwerpen waarover eerst overleg nodig is. Ga er niet van uit dat een online dienst altijd beschikbaar blijft of dat het uploaden van een bestand meteen duidelijk maakt wie het mag zien. Zorg dat de familie belangrijke originelen kan terugvinden en kan uitleggen hoe beslissingen over toegang zijn genomen.
Leg de uitgangspunten vast die redactionele keuzes sturen
Een korte set redactionele uitgangspunten geeft een opvolger de ruimte om zorgvuldig te werk te gaan, zonder het gevoel te hebben alle eerdere beslissingen te moeten herhalen. Houd het praktisch. Bijvoorbeeld: vermeld bij feitelijke beweringen het document of de persoon waarop ze zijn gebaseerd; behoud waar mogelijk de oorspronkelijke bewoordingen van een verhaal; dateer wijzigingen; en voeg een respectvolle aantekening toe wanneer familieleden het oneens zijn. Als het bewijs mager is, zeg dat dan in plaats van er een stellig verhaal van te maken.
Spreek voor interviews en opgenomen herinneringen vóór de opname of het delen af wat het doel van het gesprek is, wie het mag beluisteren, of de verteller de opname wil beoordelen en welke grenzen diegene gerespecteerd wil zien. De Oral History Association omschrijft geïnformeerde toestemming als een open, doorlopend gesprek waarin de verteller kan beslissen of diegene wil meedoen. 2 In haar richtlijnen voor goede werkwijzen benadrukt de organisatie ook dat de context en doelen van een project moeten worden vastgelegd en dat bijbehorende foto’s, documenten en beschrijvende informatie bij het relevante interview moeten worden bewaard. 3
Gebruik deze vragen als leidraad voor het overdrachtsgesprek
Plan een rustig gesprek, persoonlijk of telefonisch. Neem de projectgids, enkele representatieve stukken en de toegangsliijst mee. Deze vragen helpen de kennis achter de familieboom zichtbaar te maken:
- Wat hoop je dat mensen zich dankzij deze familieboom zullen herinneren of beter zullen begrijpen?
- Welke 3 stukken laten het duidelijkst zien hoe je tot je belangrijkste conclusies bent gekomen?
- Welke verhalen zijn dierbaar, maar moeten als herinneringen en niet als bewijs worden aangeduid?
- Welke namen, datums of verwantschappen zijn nog onzeker? Waar kan iemand vervolgens zoeken?
- Wie wil misschien helpen, en wie wil liever niet worden benaderd of opgenomen?
- Wat moet voorlopig privé blijven, en aan wie moet toestemming worden gevraagd voordat iets wordt gedeeld?
- Waar liggen de originelen, de werkexemplaren en de aantekeningen die daarbij uitleg geven?
- Als je morgen niet beschikbaar was, wat is dan de eerste kleine taak die de volgende beheerder veilig kan uitvoeren?
Schrijf de antwoorden op en stuur daarna een korte samenvatting naar degenen die die willen ontvangen. Het doel is geen perfect contract, maar een gedeeld begrip waarop kan worden teruggekomen wanneer mensen, herinneringen en voorkeuren veranderen.
Maak de overdracht concreet met een kleine proef
Vraag de nieuwe beheerder vóór de verantwoordelijkheden worden overgedragen om één stuk te vinden, te begrijpen waarom het in de familieboom staat en een gedateerde aantekening of vraag toe te voegen. Deze vriendelijke proef brengt hiaten in bestandsnamen, toelichtingen en toegangsgegevens aan het licht, zonder dat iemand het gevoel krijgt te worden getest. Spreek af om na een paar maanden opnieuw contact te hebben, wanneer praktische vragen waarschijnlijker naar boven komen.
Zorg ook voor een eenvoudige routine om het materiaal te bewaren. De Library of Congress adviseert bestanden te selecteren en te ordenen, kopieën op ten minste 2 opslagmedia op afzonderlijke fysieke locaties te bewaren en opgeslagen kopieën na verloop van tijd over te zetten naar actuele media. 4 Voor scans adviseert de U.S. National Archives basisgegevens over ‘wie, wat, waar en wanneer’ toe te voegen, zodat bestanden later kunnen worden gevonden en geïdentificeerd; ook raadt de instelling aan back-ups te bewaren. 5 Met zulke eenvoudige gewoonten wordt een toekomstige overdracht zorgvuldiger en prettiger.
Laat ruimte om het project later opnieuw over te dragen
Goed beheer betekent niet dat je eigenaar bent van het familieverhaal. Het betekent bereid zijn uit te leggen wat bekend is, te beschermen wat mensen privé willen houden en voor de volgende vrijwilliger een duidelijk vervolg mogelijk te maken. Bij een rustige overdracht mogen fouten, hiaten en veranderende inzichten aan bod komen. Het belangrijkste is dat de context met het materiaal meegaat.
Wil je familie een vrijblijvende plek om samen aan een project te werken, bezoek dan MemContinuity’s Family Tree.
