És més fàcil transmetre un arbre genealògic quan la persona que se’n fa càrrec rep també els motius que l’expliquen, i no només els noms, els fitxers i les contrasenyes. Prepareu una guia breu i fàcil de llegir mentre la persona que se n’ocupa actualment encara pugui explicar les decisions, presentar les persones i assenyalar què continua sent incert. Ningú no ha d’assumir aquesta responsabilitat tot sol, i és perfectament legítim que un familiar decideixi no fer-ho.
Doneu a la persona que se’n farà càrrec un mapa, no un misteri
Comenceu amb una guia del projecte d’1 o 2 pàgines, escrita amb un llenguatge planer. Pot respondre aquestes preguntes: Per a què serveix aquest arbre? Quines branques i períodes de temps abasta? Qui hi ha col·laborat? On es conserven els documents originals, les fotografies i les còpies digitals? Afegiu-hi la data de l’última actualització i el nom de la persona que ara pot respondre preguntes.
La guia és important perquè els materials familiars perden sentit quan se’n desvincula l’origen. Els arxivers fan servir el concepte de procedència: qui ha creat els documents i en quin context són aspectes importants, i els documents d’orígens diferents no s’han de barrejar sense més ni més. 1 En un projecte familiar, això pot voler dir mantenir separat l’àlbum de fotografies amb etiquetes d’un cosí de les notes que un investigador ha pres més endavant, encara que tots dos facin referència a la mateixa persona.
Feu servir 3 etiquetes clares al llarg del projecte. Documents de recerca són materials que es poden verificar, com ara la imatge d’un certificat, una referència d’arxiu, una entrada del cens o una nota que indiqui d’on prové una dada. Relats orals són records o històries familiars; anoteu qui els ha compartit, aproximadament quan i si n’heu editat la formulació per fer-la més clara. Preguntes sense resposta són pistes per investigar, no pas fets establerts. Una etiqueta senzilla com ara «relat», «font consultada» o «cal verificar» evita que la persona que se’n faci càrrec hagi d’endevinar què està llegint.
Repartiu les tasques perquè ningú no ho hagi de portar tot sol
La transmissió de responsabilitats funciona millor si hi ha un petit grup de persones disposades a ajudar que no pas un nomenament solemne d’una sola persona. Designeu una persona de contacte principal per a les decisions habituals, una persona que ajudi amb l’accés i conegui la llista de documents, i potser una persona de contacte per als relats que pugui presentar familiars disposats a parlar. Una mateixa persona pot assumir més d’una funció, i les funcions poden canviar.
Prepareu una llista de contactes senzilla amb la manera preferida de contactar amb cada persona i les tasques que se sent còmoda assumint. Demaneu permís abans d’incloure-hi algú, sobretot si se’n poden compartir les dades de contacte o informació sobre persones vives. Pot ser que un familiar prefereixi que no el contactin, que no l’anomenin, que no l’entrevistin o que no l’incloguin en una branca concreta. Respectar aquesta decisió protegeix la confiança i garanteix que la participació sigui voluntària.
Manteniu un registre d’accés que expliqui on trobar les coses
Prepareu un registre d’accés separat per a les persones que el necessitin. Hi heu d’indicar els llocs importants: la capsa amb els documents en paper o el prestatge dels àlbums, els discs externs, l’adreça electrònica usada per a la correspondència, les subscripcions de recerca, la carpeta d’escanejos i qualsevol lloc on s’hagi dipositat una còpia. Anoteu qui és titular del compte, si hi ha una persona de contacte per recuperar-lo i quan es va comprovar aquesta informació. No inclogueu les contrasenyes reals a la guia de transmissió; feu servir el mètode segur que prefereixi la família.
També és un bon moment per indicar què no s’ha de difondre. Marqueu els materials relacionats amb persones vives, la correspondència privada, els relats delicats o les filiacions incertes perquè se n’ajorni la difusió fins que se n’hagi parlat. No doneu per fet que un servei en línia estarà sempre disponible ni que pujar-hi un fitxer resolgui qui l’hauria de poder consultar. Conserveu prou informació perquè la família pugui localitzar els originals importants i explicar com s’han pres les decisions sobre l’accés.
Anoteu els principis que orienten les decisions editorials
Un conjunt breu de principis editorials permetrà que la persona successora treballi amb cura, sense sentir que ha de repetir totes les decisions anteriors. Feu-los pràctics. Per exemple: citeu el document o la persona en què es basa una afirmació factual; conserveu, sempre que sigui possible, la formulació original d’un relat; dateu els canvis, i deixeu una nota respectuosa quan els familiars no estiguin d’acord. Si les proves són escasses, digueu-ho en lloc de convertir-ho en un relat que sembli més segur del que és.
Abans de gravar o compartir entrevistes i records enregistrats, acordeu per a què és la conversa, qui la podrà escoltar, si la persona narradora voldria revisar-la i quins límits vol que es respectin. L’Oral History Association descriu el consentiment informat com una conversa transparent i continuada que permet a la persona narradora decidir si vol participar. 2 Les seves recomanacions de bones pràctiques també insisteixen a documentar el context i els objectius del projecte, i a conservar les fotografies, els documents i la informació descriptiva relacionats amb l’entrevista corresponent. 3
Feu servir aquestes preguntes per a la reunió de traspàs
Reserveu una estona per parlar sense presses, en persona o per telèfon. Porteu la guia del projecte, uns quants documents representatius i la llista d’accés. Aquestes preguntes serveixen per fer visible el coneixement que hi ha al darrere de l’arbre:
- Què espereu que la gent recordi o entengui gràcies a aquest arbre genealògic?
- Quins 3 documents mostren millor com heu arribat a les conclusions més importants?
- Quins relats són valuosos però s’haurien de continuar etiquetant com a records, i no com a proves?
- Quins noms, dates o vincles continuen sent dubtosos? On convindria cercar a continuació?
- Qui pot estar disposat a ajudar i qui preferiria que no el contactessin ni l’incloguessin?
- Què s’hauria de mantenir privat de moment i a qui s’hauria de demanar permís abans de compartir-ho?
- On són els originals, les còpies de treball i les notes que els expliquen?
- Si demà no hi fóssiu, quina tasca petita podria fer amb seguretat la persona que se’n farà càrrec?
Anoteu les respostes i, després, envieu-ne un breu resum a les persones que acceptin rebre’l. L’objectiu no és redactar un contracte perfecte, sinó assolir una comprensió compartida que es pugui revisar a mesura que canviïn les persones, els records i les preferències.
Feu un petit assaig perquè el traspàs sigui real
Abans del canvi de responsabilitats, demaneu a la persona que se’n farà càrrec que localitzi un document, n’entengui la importància dins l’arbre i hi afegeixi una nota o pregunta datada. Aquest assaig amable permet detectar mancances en els noms dels fitxers, les explicacions i l’accés, sense que ningú se senti examinat. Programeu una trobada de seguiment al cap d’uns mesos, quan és més probable que sorgeixin preguntes pràctiques.
Establiu també una rutina bàsica de preservació dels materials. La Library of Congress recomana seleccionar i organitzar els fitxers, conservar-ne còpies en almenys 2 suports d’emmagatzematge en ubicacions físiques diferents i, amb el temps, traslladar les còpies desades a suports actualitzats. 4 Pel que fa als escanejos, els U.S. National Archives recomanen afegir metadades bàsiques sobre qui, què, on i quan perquè més endavant es puguin trobar i identificar els fitxers; també recomanen conservar-ne còpies de seguretat. 5 Aquests hàbits senzills faciliten el traspàs en el futur.
Deixeu espai perquè el projecte torni a canviar de mans
Fer-se’n càrrec bé no vol dir ser propietari de la història familiar. Vol dir estar disposat a explicar què se sap, protegir allò que les persones han demanat mantenir en privat i deixar un camí clar a la persona voluntària que vindrà després. Un traspàs tranquil pot incloure errors, llacunes i punts de vista canviants. L’important és que el context es transmeti juntament amb els materials.
Si la vostra família vol un espai opcional per explorar un projecte compartit, visiteu Arbre genealògic de MemContinuity.
