Ein Familienstammbaum lässt sich leichter weitergeben, wenn die nächste betreuende Person nicht nur Namen, Dateien und Passwörter erhält, sondern auch die Gründe dafür kennt. Erstellen Sie einen kurzen, gut lesbaren Leitfaden zur Übergabe, solange die derzeit verantwortliche Person ihre Entscheidungen noch erklären, Menschen vorstellen und auf offene Fragen hinweisen kann. Niemand muss diese Aufgabe allein übernehmen, und es ist völlig in Ordnung, wenn ein Familienmitglied die Rolle nicht übernehmen möchte.
Geben Sie der nächsten betreuenden Person einen Wegweiser, kein Rätsel
Beginnen Sie mit einem ein- oder zweiseitigen Projektleitfaden in klarer Alltagssprache. Darin können folgende Fragen beantwortet werden: Wozu dient dieser Stammbaum? Welche Familienzweige und Zeiträume umfasst er? Wer hat mitgeholfen? Wo befinden sich die Originaldokumente, Fotos und digitalen Kopien? Fügen Sie das Datum der letzten Aktualisierung und den Namen der Person hinzu, die derzeit Fragen beantworten kann.
Der Leitfaden ist wichtig, weil Familienunterlagen ihren Sinn verlieren können, wenn sie von ihrer Herkunft getrennt werden. Archivfachleute verwenden dafür den Begriff Provenienz: Wer Unterlagen erstellt hat und in welchem Zusammenhang sie entstanden sind, ist wichtig; Unterlagen unterschiedlicher Herkunft werden nicht einfach miteinander vermischt. 1 Bei einem Familienprojekt kann das bedeuten, das beschriftete Fotoalbum eines Cousins oder einer Cousine getrennt von den späteren Notizen einer forschenden Person aufzubewahren, selbst wenn beide dieselbe Person erwähnen.
Verwenden Sie im gesamten Projekt drei eindeutige Kennzeichnungen. Forschungsunterlagen sind Materialien, die überprüft werden können, etwa das Bild einer Urkunde, eine Archivsignatur, ein Volkszählungseintrag oder eine Notiz, die angibt, woher eine Information stammt. Mündlich überlieferte Geschichten sind Erinnerungen oder Familienberichte; halten Sie fest, wer sie erzählt hat, ungefähr wann dies geschah und ob der Wortlaut zur besseren Verständlichkeit bearbeitet wurde. Offene Fragen sind Spuren, denen noch nachgegangen werden muss, keine gesicherten Tatsachen. Einfache Kennzeichnungen wie „Geschichte“, „Quelle eingesehen“ oder „noch zu überprüfen“ ersparen es der nächsten betreuenden Person, raten zu müssen, was sie gerade liest.
Verteilen Sie die Aufgaben, ohne einer Person alles aufzubürden
Eine Übergabe gelingt besser als kleiner Kreis freiwilliger Helferinnen und Helfer statt als große Einzelernennung. Bestimmen Sie eine Hauptkontaktperson für alltägliche Entscheidungen, eine Unterstützungsperson für den Zugriff, die sich mit dem Verzeichnis der Unterlagen auskennt, und vielleicht eine Ansprechperson für Familiengeschichten, die Angehörige vorstellen kann, wenn diese gern erzählen möchten. Eine Person kann mehrere Aufgaben übernehmen, und die Aufgaben können sich ändern.
Führen Sie eine überschaubare Kontaktliste mit der bevorzugten Kontaktmöglichkeit jeder Person und den Aufgaben, die sie gern übernehmen würde. Fragen Sie vorher, ob Sie jemanden aufnehmen dürfen – besonders dann, wenn Kontaktdaten oder Informationen über lebende Personen weitergegeben werden könnten. Ein Familienmitglied möchte vielleicht nicht kontaktiert, namentlich genannt oder befragt werden oder in einem bestimmten Zweig erscheinen. Diese Entscheidung zu respektieren, schützt das Vertrauen und sorgt dafür, dass die Mitwirkung freiwillig bleibt.
Führen Sie ein Zugriffsverzeichnis, das den Weg zu den Unterlagen erklärt
Erstellen Sie für die Personen, die es benötigen, ein separates Zugriffsverzeichnis. Darin sollten die wichtigen Aufbewahrungsorte stehen: die Dokumentenkiste oder das Regal mit den Fotoalben, externe Laufwerke, die für den Schriftverkehr verwendete E-Mail-Adresse, Recherche-Abonnements, der Scan-Ordner und alle Orte, an denen eine Kopie hinterlegt wurde. Halten Sie fest, wer das jeweilige Konto verwaltet, welche Wiederherstellungskontaktperson es gegebenenfalls gibt und wann der Eintrag zuletzt überprüft wurde. Notieren Sie keine Passwörter im Übergabeleitfaden; verwenden Sie dafür die von der Familie bevorzugte sichere Methode.
Das ist auch ein guter Zeitpunkt, um festzuhalten, was nicht weitergegeben werden sollte. Kennzeichnen Sie Materialien über lebende Personen, private Korrespondenz, sensible Geschichten oder unsichere Abstammungsangaben, damit vor einer Weitergabe innegehalten und das Gespräch gesucht wird. Gehen Sie weder davon aus, dass ein Online-Dienst immer verfügbar sein wird, noch davon, dass das Hochladen einer Datei automatisch klärt, wer sie sehen darf. Halten Sie genügend Informationen fest, damit die Familie wichtige Originale finden und nachvollziehen kann, wie Zugriffsentscheidungen getroffen wurden.
Halten Sie die Grundsätze fest, die redaktionelle Entscheidungen leiten
Eine kurze Reihe redaktioneller Grundsätze gibt einer nachfolgenden Person die Freiheit, sorgfältig zu arbeiten, statt sich verpflichtet zu fühlen, jede frühere Entscheidung zu wiederholen. Halten Sie es praktisch. Zum Beispiel: Nennen Sie bei sachlichen Aussagen das zugrunde liegende Dokument oder die Person; bewahren Sie nach Möglichkeit den ursprünglichen Wortlaut einer Geschichte; datieren Sie Änderungen; und hinterlassen Sie eine respektvolle Notiz, wenn Angehörige unterschiedlicher Meinung sind. Wenn die Belege dünn sind, sagen Sie das, statt die Lücken zu einer selbstsicher klingenden Erzählung zu glätten.
Vereinbaren Sie bei Interviews und aufgezeichneten Erinnerungen vorab, wozu das Gespräch dient, wer es hören darf, ob die erzählende Person es gern überprüfen möchte und welche Grenzen zu beachten sind. Die Oral History Association beschreibt informierte Einwilligung als ein transparentes, fortlaufendes Gespräch, in dessen Rahmen die erzählende Person entscheiden kann, ob sie teilnehmen möchte. 2 Ihre Leitlinien für bewährte Verfahren betonen außerdem, den Kontext und die Ziele eines Projekts zu dokumentieren und zugehörige Fotos, Dokumente und beschreibende Informationen gemeinsam mit dem betreffenden Interview aufzubewahren. 3
Verwenden Sie diese Anregungen für das Übergabegespräch
Nehmen Sie sich Zeit für ein ruhiges Gespräch, persönlich oder am Telefon. Bringen Sie den Projektleitfaden, einige repräsentative Unterlagen und das Zugriffsverzeichnis mit. Diese Anregungen sollen sichtbar machen, welches Wissen hinter dem Stammbaum steckt:
- Was möchten Sie, dass Menschen mithilfe dieses Familienstammbaums in Erinnerung behalten oder besser verstehen?
- Welche 3 Unterlagen zeigen am besten, wie Sie zu Ihren wichtigsten Schlussfolgerungen gekommen sind?
- Welche Geschichten sind Ihnen besonders wichtig, sollten aber weiterhin als Erinnerungen und nicht als Beweise gekennzeichnet sein?
- Welche Namen, Daten oder Beziehungen sind noch unklar? Wo sollte man als Nächstes nachsehen?
- Wer hilft vielleicht gern mit, und wer möchte lieber nicht kontaktiert oder einbezogen werden?
- Was sollte vorerst vertraulich behandelt werden, und wen sollte man vor einer Weitergabe fragen?
- Wo befinden sich die Originale, die Arbeitskopien und die erläuternden Notizen?
- Falls Sie morgen nicht verfügbar wären: Welche erste kleine Aufgabe könnte die nächste betreuende Person sicher übernehmen?
Notieren Sie die Antworten und schicken Sie anschließend eine kurze Zusammenfassung an alle, die sie erhalten möchten. Das Ziel ist kein perfekter Vertrag. Es geht um ein gemeinsames Verständnis, auf das man zurückkommen kann, wenn sich Menschen, Erinnerungen und Wünsche ändern.
Machen Sie die Übergabe mit einem kleinen Probelauf konkret
Bitten Sie die neu hinzukommende betreuende Person vor dem Wechsel der Verantwortung, eine Unterlage zu finden, nachzuvollziehen, warum sie zum Stammbaum gehört, und eine datierte Notiz oder Frage hinzuzufügen. Dieser freundliche Probelauf macht Lücken bei Dateinamen, Erläuterungen und Zugriffswegen sichtbar, ohne dass sich jemand geprüft fühlt. Vereinbaren Sie nach einigen Monaten ein weiteres Gespräch, wenn praktische Fragen eher aufkommen.
Sorgen Sie auch für eine grundlegende Routine zur Bestandserhaltung. Die Library of Congress empfiehlt, Dateien auszuwählen und zu ordnen, Kopien auf mindestens 2 Speichermedien an getrennten physischen Orten aufzubewahren und gespeicherte Kopien im Laufe der Zeit auf aktuelle Medien zu übertragen. 4 Für Scans empfiehlt die U.S. National Archives, grundlegende Metadaten zu „wer, was, wo und wann“ hinzuzufügen, damit Dateien später gefunden und identifiziert werden können; außerdem rät sie dazu, Sicherungskopien aufzubewahren. 5 Diese einfachen Gewohnheiten machen eine spätere Übergabe leichter.
Lassen Sie Raum für eine weitere Übergabe
Gute Betreuung bedeutet nicht, die Geschichte der Familie zu besitzen. Sie bedeutet, das Bekannte zu erklären, zu schützen, was Menschen vertraulich behandeln möchten, und der nächsten freiwilligen Person einen klaren Weg zu eröffnen. Bei einer ruhigen Übergabe darf es Fehler, Lücken und veränderte Ansichten geben. Wichtig ist, dass der Kontext mit den Materialien weitergegeben wird.
Wenn Ihre Familie einen freiwilligen Ort sucht, um ein gemeinsames Projekt zu erkunden, besuchen Sie MemContinuity’s Family Tree.
