Doneu a l’arxiu familiar un únic lloc clar, unes quantes carpetes amb noms entenedors i una nota breu que expliqui qui pot veure o modificar què. Comenceu amb una estructura prou senzilla perquè un familiar la pugui entendre sense que ningú li ho hagi d’explicar. N’hi ha prou amb una primera classificació general: la Library of Congress recomana començar de manera senzilla i anar refinant una col·lecció personal per capes, en lloc d’intentar perfeccionar cada element de cop. 1
Comenceu per un lloc que tothom pugui reconèixer
Trieu un únic lloc principal acordat per guardar l’arxiu de treball. Pot ser una carpeta en un ordinador familiar, un disc extern que custodiï una persona designada o un altre espai compartit que la família hagi triat. Indiqueu-ne la ubicació en una nota breu titulada START-HERE, juntament amb el nom d’una persona de contacte si algú no el troba.
Manteniu el primer nivell de carpetes senzill i reduït. Aquesta estructura és expressament simple:
00_START-HERE-AND-LISTS
01_ORIGINALS
02_WORKING-COPIES
03_RESEARCH-RECORDS
04_STORIES-AND-MEMORIES
05_QUESTIONS-TO-CHECK
06_SHARED-SELECTIONS
07_ARCHIVE-ADMIN
Els números mantenen les carpetes en el mateix ordre a la majoria de dispositius. Afegiu subcarpetes només quan una carpeta s’ompli, per exemple, per branca familiar, lloc o dècada. No es tracta de crear un museu perfecte, sinó de fer que sigui fàcil desar-hi el pròxim element. La Society of American Archivists també recomana fer servir directoris digitals descriptius i noms de fitxer que n’indiquin el contingut o el tema. 3
Feu que el nom de cada fitxer respongui les preguntes bàsiques
Un nom útil permet que un cosí entengui de què tracta un fitxer abans d’obrir-lo. Feu servir sempre el mateix ordre, per exemple:
AAAA-MM-DD_Persones_Lloc_Tipus-d’element_Estat_v01.extensió
Per exemple:
1958-07-00_Rosa-Martin-and-James-Allen_Leeds_wedding-photo_ORIGINAL_v01.tif
Feu servir 00 si es desconeix el mes o el dia, o bé undated si es desconeix l’any. Trieu el nom pel qual coneixien la persona dins la família i anoteu altres grafies, cognoms de soltera o malnoms a la descripció. Així s’eviten discussions sobre el nom del fitxer sense perdre pistes útils.
Manteniu les dates, les persones, el lloc, el tipus d’element i la versió sempre en la mateixa posició. Les directrius dels National Archives expliquen que els noms significatius i coherents faciliten la identificació i la transferència dels registres electrònics, i que els components de data o versió funcionen millor si es mantenen sempre en la mateixa posició. Les normes tècniques detallades es van redactar per als registres governamentals, però aquest hàbit senzill també és útil en un arxiu familiar. 2
Manteniu separats els originals, les còpies de treball i les còpies per compartir
Un original és la primera captura digital o el fitxer sense modificar que heu rebut: un escaneig, un enregistrament d’àudio, una fotografia o un document. Deseu-lo a 01_ORIGINALS i no el retalleu, n’aclareu la imatge, hi escriviu al damunt ni el substituïu. Si us preocupa un fitxer antic, feu-ne una còpia abans d’obrir-lo o modificar-lo; la Library of Congress fa el mateix advertiment per als fitxers de discos antics. 1
Deseu les millores a 02_WORKING-COPIES. Poden ser una fotografia retallada, una transcripció, un enregistrament reparat o un document amb anotacions. A 06_SHARED-SELECTIONS, poseu-hi només còpies acordades, més lleugeres o editades adequadament. Una paraula que indiqui l’estat al nom del fitxer permet distingir-les: ORIGINAL, WORKING o SHARE.
Aquesta separació també ajuda la família a distingir els diferents tipus de coneixement. Deseu una imatge del cens, un certificat o una referència de recerca a 03_RESEARCH-RECORDS. Poseu un relat recordat a 04_STORIES-AND-MEMORIES, amb el nom de qui l’ha explicat i la data en què el va compartir. Anoteu un progenitor, una data o una grafia incerts a 05_QUESTIONS-TO-CHECK. Un relat entranyable pot tenir valor sense presentar-se com a prova, i és més honest deixar una pregunta sense resposta que forçar-ne una. El context importa: la Society of American Archivists recomana expressament identificar les fotografies i registrar informació com ara qui hi apareix i les històries que hi ha al darrere dels elements importants. 3
Feu de l’accés una manera de tenir cura
Deseu una llista privada i senzilla de permisos d’accés a 07_ARCHIVE-ADMIN. No cal que hi poseu contrasenyes. Hi podeu indicar qui és la persona de contacte de l’arxiu, qui pot afegir fitxers, qui pot editar peus de foto, qui pot veure els materials originals i quins elements no s’han de compartir. Anoteu una data al costat de cada decisió per poder-la revisar més endavant.
Demaneu permís abans d’afegir o compartir materials on es pugui reconèixer una persona viva, especialment fotografies, enregistraments, dades de contacte o relats delicats. Expliqueu clarament qui ho veuria i què teniu previst fer-ne. Pot ser que un familiar prefereixi limitar-ne l’audiència, canviar-ne el peu de foto o no incloure-ho. No voler-hi participar és perfectament acceptable; no és un rebuig a la família. Si no teniu clar si hi ha permís, no inclogueu l’element a la selecció compartida fins que ho pugueu consultar.
Una fitxa de l’arxiu en 10 minuts
Copieu aquesta fitxa a la nota START-HERE i ompliu-la plegats. És un petit full de treball, no pas un contracte.
- Persona de contacte de l’arxiu: [nom i manera de contactar-hi]
- Ubicació principal de l’arxiu: [descripció clara d’on es troba]
- Ubicació de la segona còpia: [descripció clara, comprovada el dia]
- Qui pot afegir fitxers: [noms o grup]
- Qui pot modificar els peus de foto o els noms: [noms o grup]
- Límits per compartir materials de persones vives: [preguntar abans / grup familiar concret / no compartir]
- Patró de noms actual: [enganxeu-hi el patró]
- Última posada en ordre: [data i inicials]
Si canvia la persona de contacte de l’arxiu, actualitzeu primer aquesta fitxa. És més útil que deixar que els familiars hagin d’endevinar qui té la còpia més recent.
Deixeu constància dels canvis
A 07_ARCHIVE-ADMIN, manteniu un fitxer breu anomenat VERSION-NOTES. N’hi ha prou amb una línia: 2026-10-30 | AJ | A014_WORKING_v02 creat a partir de A014_ORIGINAL_v01 | escaneig aclarit; noms sense canvis. Això permet entendre una correcció sense obligar ningú a justificar-la. Quan un nou registre de recerca canviï una conclusió, afegiu el registre i una nota en lloc d’esborrar la pregunta anterior.
Dediqueu-hi quinze minuts cada mes o cada dos mesos. Poseu nom als fitxers nous, traieu-los de qualsevol carpeta d’entrada, afegiu una nota de versió quan calgui i reviseu la llista d’accés si ha canviat el grup. De tant en tant, obriu algunes còpies importants per comprovar que es poden fer servir. La Library of Congress recomana mantenir còpies en llocs diferents i comprovar-ne una mostra obrint els fitxers després de copiar-los. 4
Un arxiu compartit és fàcil de gestionar quan cadascú sap on va cada element, de quin tipus és i com tractar-lo amb cura. No cal que hi contribueixin tots els familiars. Un grup petit de persones voluntàries pot mantenir la porta oberta als altres fins que estiguin a punt per participar-hi.
Si voleu un espai opcional per explorar un projecte d’arbre genealògic al costat de l’arxiu, visiteu l’arbre genealògic de MemContinuity.
