Geben Sie dem Familienarchiv einen eindeutigen Ablageort, einige klar benannte Ordner und eine kurze Notiz dazu, wer was ansehen oder ändern darf. Fangen Sie so klein an, dass ein Familienmitglied alles ohne Einführung versteht. Eine grobe erste Sortierung reicht aus; die Library of Congress empfiehlt, einfach anzufangen und eine persönliche Sammlung schrittweise zu verfeinern, statt sofort jedes einzelne Objekt perfektionieren zu wollen. 1
Beginnen Sie mit einem Ort, den alle wiederfinden
Wählen Sie gemeinsam einen festen Hauptstandort für das Arbeitsarchiv. Das kann ein Ordner auf einem Familiencomputer, ein externes Laufwerk bei einer namentlich benannten verwahrenden Person oder ein anderer gemeinsam gewählter Ablageort sein. Halten Sie den Speicherort in einer kurzen Notiz START-HERE fest und vermerken Sie darin auch, an wen man sich wenden kann, wenn jemand etwas nicht findet.
Halten Sie die erste Ebene übersichtlich und klein. Diese Struktur ist bewusst schlicht gehalten:
00_START-HERE-AND-LISTS
01_ORIGINALS
02_WORKING-COPIES
03_RESEARCH-RECORDS
04_STORIES-AND-MEMORIES
05_QUESTIONS-TO-CHECK
06_SHARED-SELECTIONS
07_ARCHIVE-ADMIN
Die Nummern sorgen dafür, dass die Ordner auf den meisten Geräten in derselben Reihenfolge angezeigt werden. Legen Sie erst dann Unterordner an, wenn ein Ordner zu voll wird, zum Beispiel nach Familienzweig, Ort oder Jahrzehnt. Es geht nicht darum, ein perfektes Museum einzurichten, sondern darum, das nächste Objekt problemlos abzulegen. Auch die Society of American Archivists empfiehlt aussagekräftige digitale Verzeichnisse und Dateinamen, die den Inhalt oder das Thema erkennen lassen. 3
Gestalten Sie Dateinamen so, dass sie die wichtigsten Fragen beantworten
An einem hilfreichen Dateinamen kann ein Cousin oder eine Cousine erkennen, worum es geht, ohne die Datei zu öffnen. Verwenden Sie immer dieselbe Reihenfolge, zum Beispiel:
YYYY-MM-DD_People_Place_Item-Type_Status_v01.extension
Zum Beispiel:
1958-07-00_Rosa-Martin-and-James-Allen_Leeds_wedding-photo_ORIGINAL_v01.tif
Verwenden Sie 00 für einen unbekannten Monat oder Tag oder undated, wenn das Jahr unbekannt ist. Wählen Sie den Namen, unter dem die Person in der Familie bekannt war, und halten Sie andere Schreibweisen, Geburtsnamen oder Spitznamen in der Beschreibungsnotiz fest. So lassen sich Streitigkeiten über Dateinamen vermeiden, ohne hilfreiche Hinweise zu verlieren.
Ordnen Sie Datum, Personen, Ort, Objekttyp und Version jedes Mal gleich an. Die Hinweise der National Archives erklären, dass aussagekräftige, einheitliche Namen elektronische Unterlagen leichter auffindbar und übertragbar machen und dass Datums- oder Versionsangaben am besten immer an derselben Stelle stehen. Die detaillierten technischen Vorgaben wurden für behördliche Unterlagen verfasst, doch auch in einem Familienarchiv ist diese einfache Gewohnheit hilfreich. 2
Trennen Sie Originale, Arbeitskopien und freigegebene Kopien
Ein Original ist die erste digitale Aufnahme oder die unveränderte Datei, die Sie erhalten haben: ein Scan, eine Audioaufnahme, ein Foto oder ein Dokument. Legen Sie sie in 01_ORIGINALS ab und Beschneiden Sie sie nicht, hellen Sie sie nicht auf, überschreiben Sie sie nicht und ersetzen Sie sie nicht.. Wenn Sie Bedenken wegen einer alten Datei haben, erstellen Sie eine Kopie, bevor Sie sie öffnen oder ändern; die Library of Congress gibt denselben Hinweis zu Dateien von älteren Datenträgern. 1
Legen Sie bearbeitete Dateien in 02_WORKING-COPIES ab. Dazu können beschnittene Fotos, Transkriptionen, restaurierte Aufnahmen oder kommentierte Dokumente gehören. In 06_SHARED-SELECTIONS kommen nur ausgewählte, kleinere oder passend bearbeitete Kopien, auf die sich alle geeinigt haben. Ein Statuswort im Dateinamen macht den Unterschied sichtbar: ORIGINAL, WORKING oder SHARE.
Diese Trennung hilft der Familie auch dabei, verschiedene Arten von Wissen auseinanderzuhalten. Speichern Sie ein Zensusbild, eine Urkunde oder einen Forschungsbeleg in 03_RESEARCH-RECORDS. Legen Sie eine erinnerte Geschichte mit dem Namen der erzählenden Person und dem Datum, an dem sie geteilt wurde, in 04_STORIES-AND-MEMORIES ab. Eine ungewisse Elternschaft, ein unklarer Zeitpunkt oder eine unsichere Schreibweise gehört in 05_QUESTIONS-TO-CHECK. Eine herzliche Geschichte kann wertvoll sein, ohne als Beweis ausgegeben zu werden; eine offene Frage ist ehrlicher als eine erzwungene Antwort. Der Kontext ist wichtig: Die Society of American Archivists empfiehlt ausdrücklich, Fotos zu beschriften und Angaben zu den abgebildeten Personen sowie zu den Geschichten hinter bedeutsamen Objekten festzuhalten. 3
Gestalten Sie den Zugang als fürsorglichen Umgang
Führen Sie in 07_ARCHIVE-ADMIN eine einfache, private Zugangsliste. Passwörter müssen darin nicht stehen. Sie kann festhalten, wer für das Archiv zuständig ist, wer Dateien hinzufügen darf, wer Bildunterschriften bearbeiten darf, wer Originalmaterial ansehen darf und welche Objekte nicht weitergegeben werden sollen. Notieren Sie neben jeder Entscheidung ein Datum, damit sie später überprüft werden kann.
Fragen Sie um Erlaubnis, bevor Sie Material über eine lebende Person hinzufügen oder teilen, anhand dessen sie erkennbar ist – insbesondere Fotos, Aufnahmen, Kontaktdaten oder eine sensible Geschichte. Sagen Sie klar, wer es sehen wird und was Sie damit vorhaben. Vielleicht möchte ein Familienmitglied den Kreis der Personen begrenzen, eine andere Bildunterschrift verwenden oder gar nicht aufgenommen werden. Nicht mitmachen zu wollen ist in Ordnung; es bedeutet nicht, die Familie zurückzuweisen. Wenn die Zustimmung unklar ist, nehmen Sie das Objekt erst dann in die gemeinsame Auswahl auf, wenn Sie nachfragen konnten.
Eine 10-Minuten-Archivkarte
Kopieren Sie diese Vorlage in die Notiz START-HERE und füllen Sie sie gemeinsam aus. Es ist ein kleines Arbeitsblatt, kein Vertrag.
- Ansprechperson fürs Archiv: [Name und Kontaktmöglichkeit]
- Hauptstandort des Archivs: [einfache Beschreibung des Speicherorts]
- Standort der zweiten Kopie: [einfache Beschreibung, geprüft am Datum]
- Wer darf Dateien hinzufügen: [Namen oder Gruppe]
- Wer darf Bildunterschriften oder Namen ändern: [Namen oder Gruppe]
- Grenzen für das Teilen von Material über lebende Personen: [zuerst fragen / benannte Familiengruppe / nicht teilen]
- Aktuelles Benennungsschema: [Schema einfügen]
- Letzte Aufräumrunde: [Datum und Initialen]
Wenn sich die Ansprechperson fürs Archiv ändert, aktualisieren Sie zuerst diese Karte. Das ist hilfreicher, als Familienmitglieder raten zu lassen, wer die neueste Kopie hat.
Halten Sie Änderungen nachvollziehbar fest
Führen Sie in 07_ARCHIVE-ADMIN eine kurze Datei VERSION-NOTES. Eine Zeile genügt: 2026-10-30 | AJ | A014_WORKING_v02 made from A014_ORIGINAL_v01 | lightened scan; names not changed. So lässt sich eine Änderung nachvollziehen, ohne dass jemand sie rechtfertigen muss. Wenn ein neuer Forschungsbeleg eine Schlussfolgerung verändert, fügen Sie den neuen Beleg und eine Notiz hinzu, statt die frühere Frage zu löschen.
Nehmen Sie sich alle ein oder zwei Monate fünfzehn Minuten Zeit. Benennen Sie neue Dateien, verschieben Sie sie aus einem etwaigen Eingangsordner, ergänzen Sie bei Bedarf eine Versionsnotiz und prüfen Sie die Zugangsliste, falls sich die Gruppe verändert hat. Öffnen Sie gelegentlich einige wichtige Kopien, um sicherzugehen, dass sie noch verwendbar sind. Die Library of Congress empfiehlt, Kopien an verschiedenen Orten aufzubewahren und nach dem Kopieren stichprobenartig Dateien zu öffnen und zu prüfen. 4
Ein gemeinsames Archiv bleibt überschaubar, wenn jede Person weiß, wohin ein Objekt gehört, um welche Art von Objekt es sich handelt und wie man sorgsam damit umgeht. Nicht jedes Familienmitglied muss etwas beitragen. Eine kleine Gruppe, die freiwillig mitmacht, kann die Tür für andere offen halten, wann immer sie dazu bereit sind.
Wenn Sie neben Ihrem Archiv optional einen Ort für ein Stammbaumprojekt erkunden möchten, besuchen Sie MemContinuity’s Family Tree.
